Quinta 14 Dezembro

Planejamento de Aquisições

Postado em 29/05/2015 08:44 Planejamento de Aquisições

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Fornecedor que atrasa e falta de material são apenas dois dos problemas mais comuns em projetos. O Gerenciamento de Aquisições é muitas vezes negligenciado, deixando de lado fatores que impactam diretamente no cronograma e no bom andamento do projeto, tempos para entrega não são computados, agendas de fornecedores não são consultadas, trâmites de importação sequer existem, este cenário é mais comum do que se imagina e por trás de cada um destes “esquecimentos” está o desalinhamento do projeto em relação a seu cronograma inicial.

Alguns passos simples podem ser feitos para minimizar estes riscos, ao desenvolver um cronograma pedimos opinião especializada para revisar e compor as atividades técnicas e por quê não chamar quem esta presente no dia a dia de compras para apoiar este detalhamento, informando os prazos e trâmites necessários para cada aquisição, em alguns casos apenas a entrega de um determinado equipamento merece um cronograma de acompanhamento.

Um questionamento comum é como determinar o que vai ser detalhado ou merece fazer parte do cronograma, bem amigos, não existe uma regra, mas alguns pontos devem ser observados como por exemplo:

1- Verifique se o atraso do material impacta diretamente no andamento da tarefa.

Responder esta pergunta pode gerar uma lista enorme de itens, mas ajuda a encontrar por exemplo materiais que são necessários apenas no fim de tarefas e esta informação é importante pois apoiará diretamente a composição do nosso cronograma de entregas vejamos dois exemplos em áreas distintas.

        Tijolos, em uma tarefa de alvenaria, este material será imprescindível durante praticamente 95% do tempo.

        Um testa cabos, em uma tarefa de rede lógica, este material poderá ser utilizado somente no final da tarefa de passagem de cabos.

Ao final desta fase você terá mapeado diversos materiais e equipamentos necessários na execução de cada atividade gerando uma listagem grande, o próximo passo é filtrar os itens que devem ir ou não para o cronograma.

2- Verifique o prazo de entrega de cada um dos itens listados.

Nesta etapa costumo destacar itens com mais de 10 dias de prazo de entrega, itens com prazo inferior a 10 dias considero itens de prateleira, com facilidade de acesso. Quanto maior o prazo de entrega maior deve ser sua atenção, muitos itens já saem deste filtro diretamente para o cronograma, pois seu prazo de entrega interfere diretamente no inicio ou andamento das tarefas.

Este é o primeiro filtro dos materiais críticos para a execução do projeto, mas não é o ultimo filtro costumo refinar um pouco mais verificando a quantidade de fornecedores disponíveis dentro do cadastro da empresa.

3- Verifique a quantidade fornecedores disponíveis.

Em alguns casos o prazo de entrega é pequeno porém existem poucos fornecedores, atenção com estes itens, acompanhe estes processos pois você poderá ser surpreendido com um gargalo do fornecedor e com poucos fornecedores disponíveis pode ficar complicado a execução de um plano B.

 

Por último é hora de analisar a logística de entrega, materiais que necessitam de batedores, produtos importados, deslocamento em horário diferenciado, merecem um detalhamento maior no cronograma.

4- Verifique a logística envolvida.

Quanto maior a logística envolvida maior deve ser a atenção no processo, portando cabe nestes casos a inclusão do item no cronograma.

Por fim resta o que fazer com os demais itens, que costumo chamar de itens do dia a dia, que são:

                Itens necessários direta ou indiretamente a execução

                Prazo de entrega pequeno

                Vários fornecedores

                Acesso fácil

Estes itens devem ser tratados de forma mais simples, uma tabela como datas de entregas, status de compra, quantidade prevista e adquirida muitas vezes já é o suficiente. Porém como eu comentei no inicio deste post, não existe fórmula de bolo, este pequena receita pode e deve ser adaptada a sua realidade.