Talvez um dos itens mais negligenciados quando pensamos em projetos seja o TAP, mas porque isso acontece?

TAP ou Termo de Abertura do Projeto, nada mais é do que uma ferramenta que formaliza a existência de um projeto, faz parte a área de conhecimento Integração e pertence ao grupo de processos de Iniciação. Muitas empresas realizam esta etapa de diferentes modos como, reunião de abertura, email, publicação em mural. Mas nem sempre isso basta, no entendimento errôneo de muitos o TAP serve apenas para informar que um projeto iniciou, mas a força deste documento é muito maior, pois através dele é que a base para um bom planejamento se inicie.

O Termo de Abertura do Projeto deve ser elaborado pela alta gerência ou pelo patrocinador, este fato restringe principalmente os limites do projeto, custos, prazo, requisitos, etc...

Notem, que apenas com a mudança de óptica sobre o TAP, alterando de instrumento de informação para ferramenta inicial de planejamento, já ganhamos em qualidade para as premissas do planejamento, requisitos já começam a aparecer, ao laborar o TAP podemos identificar também os principais envolvidos, nossas partes interessadas e iniciar o seu mapeamento, item que veremos mais adiante.

Alguns itens devem ser observados por aqueles que pretendem elaborar um Termo de Abertura do Projeto com robustez, lembrando sempre que para cada projeto as necessidades são diferentes, a dosagem nem sempre será a mesma, portanto não tome os itens que citarei como um mapa da mina, dose as informações necessárias e pertinentes a cada projeto essa sim é a chave do sucesso.

Os itens a seguir que listarei a seguir são primordiais para tornar o seu TAP em uma ferramenta de base aos demais planos do projeto, são eles:

                Justificativa do projeto, ou seja, porque estamos empregando tempo, dinheiro e recursos? Quais benefícios se esperam do projeto.

                Escopo, qual a entrega final do projeto, quanto mais detalhes nesta etapa, mais sólido o resultado da decomposição em pacotes de trabalho ficará.

                Principais requisitos, extrair requisitos importantes que seu projeto deverá entregar é dever do gerente de projetos.

                Exclusões, outro fator que garantirá o sucesso de seu projeto é estabelecer e deixar claro o que seu projeto não entregará, ou seja, o que não faz parte do escopo, este simples artifício pode evitar inúmeras dores de cabeça desnecessárias.

                Principais entregas, mergulhando um pouco mais no projeto pode-se iniciar uma decomposição de etapas, mas ainda em alto nível.

                Partes interessadas, a elaboração do TAP é um excelente momento para iniciar o mapeamento de partes interessadas do projeto, internas e externas a equipe do projeto.

                Restrições, todo projeto possui restrições sejam elas no mínimo de custo e prazo, mas não pare aqui aproveite para extrair o maior número de restrições possível.

                Premissas, são as verdade do projeto, por exemplo, equipe disponível apenas 4 horas por dia, esta premissa poderá impactar o cronograma.

                Riscos, por que não iniciar o levantamento de riscos neste momento, quanto antes detectarmos possíveis riscos ao projeto mais cedo podemos responder a esta ameaça.

                Orçamento do projeto, este item pode entrar nas restrições ou explicito aqui.

Pronto, agora basta dosar os itens acima, acrescentando ou reduzindo, de acordo com a necessidade do projeto, ao iniciar este texto falei sobre o quanto esta simples ferramenta é negligenciada nos projetos, espero que após a leitura e reflexão sobre o texto a concepção e utilização do Termo de Abertura do Projeto tenha mudado, a robustez que esta ferramenta proporciona aos demais planos é nítida além garantir o entendimento claro e unificado do projeto.